04 bước lập mail mới cho tổ chức với tài khoản Google Workspace

Tài khoản Gmail doanh nghiệp không chỉ là một địa chỉ chuyên nghiệp, mà còn là cổng dẫn đến giao tiếp, cộng tác hiệu quả và tính nhất quán của thương hiệu. Việc chuyển đổi từ tài khoản cá nhân sang lập mail mới với Google Workspace là một bước đệm để tổ chức có thể tạo nên sự đột phá trong hành trình phát triển của mình.

Dấu hiệu tổ chức nên lập mail mới với Gmail doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn lập mail mới với Gmail không tính phí và sử dụng nó như một công cụ giao tiếp, cộng tác trong tổ chức. Việc này giúp họ tiết kiệm ngân sách và tiện lợi trong việc đăng ký, mà vẫn có thể làm việc trực tuyến trên các ứng dụng phổ biến như Docs, Sheets, Drive hay Meet. 

Tuy nhiên, tài khoản Gmail cá nhân chỉ phù hợp cho mục đích sử dụng cá nhân và trao đổi cơ bản, bởi vì nó không có sự đảm bảo về bảo mật cũng như hạn chế về tính năng. Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, tài khoản mail dành cho doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao hơn và mang lại cho người dùng nhiều lợi thế. 

Những dấu hiệu nào cho thấy tổ chức của bạn cần nhanh chóng lập mail mới bằng cách đăng ký Google Workspace?

• Cần cải thiện tính chuyên nghiệp: Sử dụng tài khoản cá nhân, có địa chỉ dạng username@gmail.com, để liên lạc trong kinh doanh thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp, đặc biệt là khi bạn đang tương tác với khách hàng. Việc lập mail mới với địa chỉ email tùy chỉnh chứa tên miền của doanh nghiệp sẽ hỗ trợ nâng cao hình ảnh và mức độ tin cậy cho thương hiệu.
• Khả năng cộng tác trong doanh nghiệp còn hạn chế: Các Gmail account dành cho cá nhân có thể thiếu các tính năng cộng tác mạnh mẽ cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả, chẳng hạn như lịch dùng chung, hội nghị truyền hình hay quản lý tác vụ. Nếu doanh nghiệp đang muốn thúc đẩy hiệu quả làm việc của đội nhóm, việc chuyển đổi sang lập mail mới dành cho doanh nghiệp là một lựa chọn lý tưởng để cung cấp cho các thành viên công cụ cộng tác tích hợp.
• Tổ chức có sự mở rộng về quy mô: Khi doanh nghiệp phát triển, việc quản lý nhiều tài khoản Gmail cá nhân có thể trở nên cồng kềnh và không hiệu quả. Gmail dành cho doanh nghiệp cung cấp các công cụ quản trị tập trung, cho phép bạn dễ dàng thêm hoặc xóa tài khoản người dùng, đặt quyền và quản lý cài đặt bảo mật khi nhóm mở rộng quy mô.
• Đối mặt với các lo ngại về bảo mật dữ liệu: Lập mail mới dành cho cá nhân có thể không cung cấp mức độ bảo mật và kiểm soát cần thiết cho việc bảo vệ những thông tin quan trọng. Các doanh nghiệp được khuyến khích chuyển đổi sang Gmail dành cho doanh nghiệp để được trang bị các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa, xác thực 2 yếu tố, ngăn ngừa mất dữ liệu và kiểm tra bảo mật, qua đó bảo vệ an toàn dữ liệu của tổ chức khỏi các mối đe dọa trên mạng.
• Nhu cầu tích hợp với nhiều ứng dụng khác: Nếu doanh nghiệp cần dựa vào các ứng dụng Google Workspace khác, chẳng hạn Calendar, Meet hay Drive, hoặc tích hợp với các công cụ kinh doanh của bên thứ ba, thì việc lập mail mới với Gmail doanh nghiệp sẽ cung cấp cho bạn khả năng tích hợp và tương tác liền mạch.

Lợi ích của lập mail mới với Google Workspace

Đối với người dùng doanh nghiệp, việc nâng cấp từ phiên bản Gmail cá nhân không tính phí lên giải pháp dành cho tổ chức là điều cần được cân nhắc. Chắc chắn, với một khoản phí nhỏ hàng tháng, những lợi ích khi lập mail mới với Google Workspace dành cho doanh nghiệp khiến nó trở thành một khoản đầu tư đáng giá.

Thông qua việc lập mail mới với Google Workspace, bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm:

• Miền tùy chỉnh: Một trong những lợi ích đáng kể của việc tạo tài khoản Gmail cho doanh nghiệp là khả năng sử dụng miền tùy chỉnh. Điều này có nghĩa là thay vì địa chỉ email kết thúc bằng @gmail.com như thông thường, địa chỉ này có thể được tùy chỉnh để phù hợp với miền của công ty, chẳng hạn như @abc.com. Yếu tố tên miền tùy chỉnh góp phần giúp doanh nghiệp tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trên thị trường.
• Dung lượng lưu trữ khổng lồ: Lập mail mới bằng tài khoản Google Workspace cung cấp cho bạn dung lượng lưu trữ đáng kể, phù hợp cho việc lưu trữ lượng lớn email, tệp đính kèm và các tài liệu quan trọng khác. Điều này đảm bảo rằng tình huống hết dung lượng khiến mọi hoạt động bị gián đoạn sẽ không thể diễn ra, qua đó cho phép quản lý email hiệu quả hơn.
• Bảo mật và độ tin cậy cao: Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ của Google giúp bảo vệ email doanh nghiệp khỏi spam, các cuộc tấn công lừa đảo và truy cập trái phép. Lập mail mới dành cho doanh nghiệp cũng cung cấp cho bạn cơ hội trải nghiệm dịch vụ email đáng tin cậy với downtime tối thiểu, qua đó đảm bảo thư luôn có thể truy cập được mọi lúc mọi nơi.
• Tích hợp liền mạch: Gmail doanh nghiệp tích hợp liền mạch với các công cụ Google Workspace khác, chẳng hạn Drive, Docs và Meet. Sự tích hợp này hỗ trợ nâng cao năng suất bằng cách cho phép người dùng truy cập và chia sẻ tệp, lên lịch cuộc họp, cộng tác trên tài liệu và tiến hành hội nghị video trên cùng một nền tảng.
• Khả năng mở rộng: Google Workspace phát triển cùng với doanh nghiệp. Sau khi lập mail mới với Gmail doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng thêm thành viên mới vào nhóm mà không tốn nhiều thời gian và công sức. 

Hướng dẫn cách lập mail mới với Gmail doanh nghiệp với 04 bước

Bạn hoàn toàn có thể lập mail mới trên máy tính, điện thoại iPhone hoặc Android cho tổ chức một cách dễ dàng. Trên thực tế, việc tạo Gmail doanh nghiệp có thể hoàn thành nhanh chóng chỉ với một vài bước. Dưới đây là hướng dẫn các bước thực hiện để bạn tham khảo:

Điều hướng đến Google Workspace

Vì Gmail dành cho doanh nghiệp chỉ khả dụng như một phần của Google Workspace nên người dùng cần thiết lập giấy phép cho bộ năng suất của Google để có thể lập mail mới. 

• Truy cập vào trang web có địa chỉ workspace.google.com
• Chọn vào Get Started để bắt đầu đăng ký nền tảng

• Điền đầy đủ thông tin cơ bản của mình, bao gồm tên công ty, số lượng nhân viên và địa chỉ email của người dùng

Nhập tên miền

Sau khi thiết lập và sử dụng Google Workspace, nền tảng sẽ hỏi xem bạn có đang sở hữu tên miền hay không để lập mail mới với miền đó.

• Nếu có website công ty, bạn có thể muốn tên miền email của mình khớp với tên miền website. Trong trường hợp này, hãy chọn vào Yes, I have one I can use.
• Nếu chưa có tên miền hoặc website thì cũng không có vấn đề gì khi bạn chỉ cần chọn vào No, I need one.

Tùy theo lựa chọn của bạn, sẽ có những lựa chọn khác nhau cho các bước sau đó dành cho doanh nghiệp khi lập mail mới:

• Thiết lập domain: Nếu chưa có tên miền, doanh nghiệp cần tạo một tên miền miền. Ngoài việc tự đề xuất một domain, Google Domains là một công ty đăng ký tên miền tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng để trải nghiệm liền mạch.

• Xác minh domain hiện có: Nếu đã có miền, bạn có thể sử dụng miền đó với Workspace để lập mail mới và tận dụng cho hoạt động sau này. Chỉ cần nhập miền khi được nhắc trong quá trình thiết lập. Giờ đây, Google sẽ có quyền truy cập vào miền và doanh nghiệp sẽ cần phải truy cập vào công ty đăng ký tên miền của mình để nhập MX record mà Workspace đưa vào DNS.

Tạo địa chỉ email

Bước tiếp theo trong hành trình cách lập mail mới trên điện thoại hoặc máy tính là chọn ra địa chỉ email và đặt mật khẩu. Hãy nhớ rằng địa chỉ mail được chọn cũng sẽ là tên người dùng Google được sử dụng trên các ứng dụng và dịch vụ của GG Workspace. Do đó, hãy dành chút thời gian để suy nghĩ về tên người dùng. Ngoài ra, tổ chức còn có thể lập mail mới cho các nhóm, chẳng hạn sales@abc.com hay marketing@abc.com.

Khi đã chọn được một địa chỉ, hãy nhấp vào Agree and Continue.

Thanh toán Google Workspace và mở tài khoản

Vì Google Workspace yêu cầu giấy phép trả phí để lập mail mới, nên bạn cần cung cấp cho GG một số thông tin tài chính để hoàn tất giao dịch mua. 

Gmail cho doanh nghiệp có thời gian dùng thử không tính phí 14 ngày, vì vậy tổ chức có thể dùng thử mà không gặp rủi ro và sau đó đăng phí trả phí. Nếu quyết định không tiếp tục đăng ký giải pháp, bạn có thể hủy giấy phép và sẽ không bị tính phí.

Nếu gặp rắc rối hoặc vấn đề trong quá trình thực hiện cách lập mail mới thông qua tài khoản Google Workspace, hãy nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ các chuyên gia.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Mặc dù cách lập mail mới trên iPhone, điện thoại Android hoặc máy tính được tiến hành đơn giản và nhanh chóng, nhưng việc đăng ký trực tiếp với Google có thể mang lại cho bạn một số bất lợi, chẳng hạn mức chi phí sẽ có phần bị nhỉnh hơn, không được tư vấn chi tiết về các khía cạnh phức tạp,…

Chính vì thế, nhiều tổ chức lựa chọn lập mail mới với tài khoản Google Workspace thông qua đơn vị cung cấp uy tín. Với vai trò là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN không những có sẵn đa dạng gói Google Workspace với các mức giá phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam, mà còn cung cấp sự tư vấn nhiệt tình đến từ đội ngũ chuyên gia với nhiều năm hoạt động và nghiên cứu trong lĩnh vực.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin có ích trong việc lập mail mới cho tổ chức. Trong trường hợp có câu hỏi, thắc mắc về quy trình đăng ký Gmail doanh nghiệp, hoặc cần được tư vấn chuyên sâu hơn về các giải pháp Google Workspace, bạn vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777.