Mail Office 365 là gì? Hướng dẫn login và cách sử dụng hiệu quả

Email đóng vai trò là công cụ giao tiếp và trao đổi thông tin chính trong môi trường doanh nghiệp. Một trong số những nền tảng email được ưa chuộng và an toàn nhất hiện nay chính là Mail Office 365 Outlook. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn các bước đăng nhập Outlook và giới thiệu một số tip sử dụng ứng dụng hiệu quả.

Mail Office 365 là gì?

Mail Office 365 Outlook là một ứng dụng email được tích hợp trong nền tảng Microsoft 365. Công cụ này cho phép người dùng có thể gửi – nhận thư, quản lý hộp thư, lên lịch trình, ghi chú, quản lý danh bạ và nhật ký. 

Là một phần trong hệ sinh thái Microsoft 365, Outlook được tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác như Teams, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint,…giúp hoạt động trên nền tảng đám mây trở nên linh hoạt hơn, qua đó năng cao năng suất làm việc và tiết kiệm tối đa ngân sách cho doanh nghiệp.

Để có thể đăng nhập và sử dụng Mail Office 365 mail, người dùng cần đăng ký tài khoản để được cung cấp địa chỉ email với tên miền tùy chỉnh. Khi đó, bạn có thể chủ động thao tác trên thiết bị máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng của mình bất kỳ lúc nào cần thiết.

Ưu điểm của Mail Office 365

Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể làm việc hiệu quả hơn bằng cách phát huy khả năng sáng tạo, cộng tác và giao tiếp liền mạch. Với việc tận dụng các tính năng có sẵn của Mail Office 365, bạn có thể tạo nên sự khác biệt:

• Doanh nghiệp có thể đảm bảo các biện pháp bảo mật tốt nhất được bật và đặt cấu hình Microsoft Outlook để chặn nội dung bên ngoài, chẳng hạn như lỗi web hoặc hình ảnh được tải xuống từ các trang web không xác định, cũng như lọc thư rác.
• Người dùng có thể nhanh chóng định vị bất kỳ email, ứng dụng khách hoặc lời nhắc nào bằng chức năng tìm kiếm.
• Mail Office 365 cho phép truy cập và được cài đặt dưới dạng ứng dụng trên thiết bị Android, máy tính Mac, Linux và nhiều thiết bị khác.
• Bạn có thể liên kết các ứng dụng độc lập khác, chẳng hạn như Teams hay SharePoint, để hỗ trợ thực hiện các tác vụ như lịch hẹn hoặc lời nhắc.

Các gói để Mail Office 365 sign in

Trước khi đi vào hướng dẫn đăng nhập, bạn cần phải tìm hiểu về các giải pháp đăng ký Mail Office 365 Outlook để có được tài khoản đăng ký bản quyền. Dưới đây là 03 tùy chọn phổ biến nhất dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ứng dụng email của Microsoft:

• Giải pháp Microsoft 365 Business Basic: Ngoài cung cấp khả năng sử dụng web Mail Office 365 Outlook, gói Basic còn bao gồm các ứng dụng quen thuộc khác như Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, OneDrive,…Tuy nhiên, tất cả các apps này chỉ có sẵn dưới dạng web.
• Giải pháp Microsoft 365 Business Standard: Khi đăng ký gói Standard, người dùng không chỉ được cung cấp đầy đủ các quyền lợi của gói Basic mà còn được hỗ trợ cài đặt Microsoft Office trên các thiết bị kèm theo hai công cụ mới là Access và Publisher (chỉ dành cho PC).
• Giải pháp Microsoft 365 Business Premium: Là gói cung cấp Mail Office 365 cao cấp nhất, Premium sở hữu toàn bộ các tính năng có trong gói Standard, đồng thời được bổ sung thêm nhiều khả năng bảo mật an toàn khác.

Tùy vào ngân sách hiện có và nhu cầu sử dụng của tổ chức, bạn có thể lựa chọn gói đăng ký phù hợp trước khi chính thức sử dụng web Mail Office 365. Hoặc, doanh nghiệp có thể nhấp vào LIÊN HỆ NGAY để được các chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm hỗ trợ tư vấn chi tiết để có thể đưa ra quyết định hợp lý nhất có thể.

LIÊN HỆ NGAY

Hướng dẫn chi tiết cách Mail Office 365 login

Sau khi được cấp tài khoản Mail Office 365, việc đăng nhập được thực hiện khá đơn giản và nhanh chóng trên các thiết bị. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết để bạn tham khảo:

Bước 1: Truy cập trực tiếp vào địa chỉ Outlook.com trên trình duyệt Chrome, Microsoft Edge hoặc bất kỳ trình duyệt thường dùng nào.

Bước 2: Khi giao diện của Mail Office 365 Outlook xuất hiện trên màn hình, bạn chỉ cần nhấp vào nút Sign in.

Bước 3: Tại giao diện đăng nhập, hãy nhập chính xác địa chỉ email và mật khẩu tài khoản >> chọn Next.

Bước 4: Hoàn tất quá trình Mail Office 365 login và bạn có thể bắt đầu sử dụng ứng dụng để gửi – nhận thư hoặc quản lý danh bạ và lên lịch trình sự kiện.

Tiết kiệm thời gian với 07 tính năng của Mail Office 365

Là một người dùng Mail Office 365 Outlook, bạn cần nắm vững bộ tính năng mạnh mẽ của công cụ. Điều này cho phép khai thác triệt để bộ ứng dụng và từ đó có thể tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức trong quá trình làm việc trên ứng dụng email. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số tính năng nổi bật của ứng dụng email này.

Lên lịch gửi thư để quản lý thời gian hiệu quả

Đối với một nhân viên, thời gian là vô cùng quan trọng. Việc tận dụng thời gian hiệu quả và xử lý các công việc quan trọng vào đúng thời điểm vàng có thể mang đến hiệu quả đáng kể. Tuy nhiên, với lượng công việc “chồng chất” mỗi ngày, bạn có thể bỏ sót hoặc lãng quên một số công việc quan trọng.

Để đảm bảo các email quan trọng luôn được giải quyết, bạn có thể tận dụng tính năng lên lịch gửi thư. Việc này cho phép bạn có thể tạo tất cả email cần thiết trong một khoảng thời gian và chọn ngày – giờ cụ thể để gửi. 

Để lên lịch cho email đang soạn trong Mail Office 365, hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Di chuyển đến tab Options và chọn Delay Delivery.

• Trong section cuối cùng của cửa sổ Properties, hãy chọn box Do Not Deliver Before.

• Sau đó, sử dụng hộp thả xuống ở bên phải để chọn ngày và giờ lên lịch gửi thư.
• Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng bổ sung trong phần Properties chẳng hạn như Settings, hay Voting và Tracking Options.
• Khi hoàn tất, nhấp ngay vào Close để áp dụng lịch trình gửi thư đã thiết lập.

Nhóm liên hệ để dễ dàng phân phối

Khi phải thường xuyên gửi email cho cùng một nhóm người, không có cách nào dễ dàng hơn việc thêm tất cả các địa chỉ email đó vào cùng một nhóm. Tính năng Contact Group của Mail Office 365 sẽ giúp bạn có thể thực hiện việc này một cách đơn giản.

• Để tạo nhóm liên hệ, chuyển đến tab Home >> chọn menu thả xuống New items >> chọn Contact Group.

• Chọn Add Members và chọn vị trí cho danh bạ được lưu trữ.

• Chọn một liên hệ từ danh sách và nhấp vào Members để thêm họ vào danh sách.
• Tiếp tục quy trình này cho đến khi có tất cả mọi người trong nhóm và nhấp vào OK.
• Đặt tên cho nhóm liên hệ ở trên cùng và chọn vào Save & Close.

Như vậy, khi muốn gửi email đến nhóm đó, bạn chỉ cần nhấp vào To trong cửa sổ soạn thảo thư và chọn nhóm. Hay nói cách khác, người dùng Mail Office 365 cũng có thể bắt đầu nhập tên của nhóm vào trường To và chọn nhóm đó từ các đề xuất.

Sử dụng Inbox Rules trong Mail Office 365

Việc thiết lập các quy tắc email là cách hiệu quả để giúp người dùng có thể tránh khỏi những rắc rối sau này trong quá trình sử dụng Mail Office 365. Bạn có thể tự động chuyển email đến các thư mục, đánh dấu mức độ ưu tiên của thư, phát âm thanh cho các email quan trọng,…

• Để thiết lập quy tắc mới từ đầu, hãy đi tới File >> chọn Manage Rules & Alerts và chọn vào New Rule.

• Bạn cũng có thể tạo quy tắc mới dựa trên email đã nhận được bằng cách mở thư trong cửa sổ riêng>> nhấn vào menu Rules thả xuống trong section Move và chọn Create Rule.

• Tùy thuộc vào tùy chọn đã chọn, bạn có thể chọn tiếp vào các điều kiện và hành động, sau đó tiến hành làm theo lời nhắc tiếp theo cho các quy tắc mới.
• Khi hoàn tất, người dùng Mail Office 365 có thể áp dụng quy tắc đó cho các thư hiện có trong hộp thư của mình hoặc nhấp vào Finish để lưu quy tắc cho các thư đến trong tương lai.

Sử dụng AutoArchive cho Inbox và Folder Cleanup

Việc dọn dẹp hộp thư đến và thư mục chứa những email lỗi thời, không cần thiết là một việc tốn khá nhiều thời gian. Người dùng Mail Office 365 có thể sử dụng tính năng AutoArchive để tự động xóa các tin nhắn cũ không còn cần thiết nữa.

Để sử dụng tính năng, bạn thực hiện theo hướng dẫn sau:

• Đi tới File >> Options và chọn Advanced >> nhấp vào AutoArchive Settings nằm ở bên phải.

• Hoàn thành từng trường trong cửa sổ pop-up AutoArchive để biết thời điểm và cách lưu trữ email. Bạn có thể lựa chọn thời điểm cụ thể để chạy công cụ và nhận lời nhắc trước khi chạy.

Người dùng Mail Office 365 cũng có thể chọn cách xử lý một số thư nhất định trong quá trình AutoArchive, chẳng hạn như thời gian tồn tại của các mục, thư mục lưu trữ nào sẽ sử dụng và thậm chí xóa vĩnh viễn các mục cũ.

Sử dụng bộ lọc để tìm thư nhanh chóng

Một tính năng tiện dụng khác của Mail Office 365 giúp người dùng có thể tìm thấy email mình cần một cách nhanh chóng, đó chính là bộ lọc. Người dùng chắc chắn có thể sử dụng các tùy chọn tìm kiếm cơ bản và nâng cao được cung cấp trong Outlook, nhưng để xem nhanh các thư chưa đọc, được gắn cờ, quan trọng hoặc được phân loại, hãy xem xét sử dụng Filter Email.

• Trên tab Home, chọn vào Filter Email và chọn một tùy chọn.

• Sau khi áp dụng bộ lọc, bạn có thể điều chỉnh nó nếu cần thiết. Trong section Refine, hãy thêm một bộ lọc khác hoặc trong section Snope, hãy chọn hộp thư hoặc thư mục.
• Khi hoàn tất bộ lọc, bạn nhấp vào Close Search ở bên phải của ribbon.

Mặc dùng tất các tính năng mà Mail Office 365 Outlook cung cấp đều hữu ích theo một cách nào đó, nhưng có một số tính năng bạn cần sử dụng nhiều hơn so với số còn lại. Với danh sách này, người dùng có các tính năng cơ bản cần thiết để tiết kiệm thời gian, cải thiện đáng kể năng suất làm việc và quản lý hộp thư đến của mình tốt hơn.

Đoạn kết

Hy vọng các thông tin nêu trên đã giúp bạn có thể chủ động Mail Office 365 login và nhanh chóng thu được kết quả như mong đợi nhờ khai thác hợp lý các tính năng. Trong trường hợp cần được tư vấn chi tiết hơn về Outlook và cách sử dụng hiệu quả các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365, hãy liên hệ trực tiếp với đội ngũ chuyên gia của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi vào số Hotline: 024.9999.7777.